Assinatura eletrônica tem validade jurídica? O que diz a lei

O cliente disse sim, mas está em outra cidade, e imprimir, assinar, escanear e mandar de volta pode levar dias. É nessa espera que muita venda esfria. A dúvida que trava é sempre a mesma: assinatura eletrônica tem validade jurídica ou é melhor esperar a via em papel? A resposta curta é que tem, e entender o porquê ajuda a escolher o tipo certo para cada documento.

Abaixo estão as regras principais, em linguagem de dono de empresa. Para contratos de valor alto ou com exigências do seu setor, confirme com quem cuida da parte jurídica.

Assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil?

Sim. A Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que instituiu a ICP-Brasil, considera os documentos eletrônicos como documentos públicos ou particulares para todos os fins legais. A ICP-Brasil é a infraestrutura de certificados digitais criada para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica.

O ponto mais importante para quem vende está no artigo 10, parágrafo 2º: a MP não impede o uso de outro meio de comprovar autoria e integridade, inclusive certificados que não são da ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem o documento for apresentado. É isso que dá base às plataformas de assinatura por e-mail e celular.

Some-se a isso a regra geral do Código Civil, artigo 107: a validade da declaração de vontade não depende de forma especial, salvo quando a lei exigir.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Assinatura eletrônica é o gênero; a chamada "assinatura digital" é o tipo mais forte, feito com certificado digital. A Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis:

A própria lei diz que a qualificada é a que possui o nível mais elevado de confiabilidade. Os exemplos da terceira coluna são ilustrativos: confira na plataforma que você usa em qual nível ela se enquadra.

A Lei 14.063 vale para contrato entre empresas?

Em parte. O capítulo da Lei 14.063 que trata da assinatura eletrônica regula as interações com entes públicos, e o próprio texto diz que ele não se aplica à interação entre pessoas naturais ou entre pessoas jurídicas de direito privado. Para o contrato entre a sua empresa e um cliente particular, a referência principal continua sendo o artigo 10 da MP 2.200-2.

Na prática, a classificação em simples, avançada e qualificada virou a linguagem comum do mercado, e ajuda a escolher o nível de segurança adequado ao risco de cada documento.

Contrato com assinatura eletrônica vale como título executivo?

Pode valer. O Código de Processo Civil, no artigo 784, parágrafo 4º, admite qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, e dispensa a assinatura de testemunhas quando a integridade do documento for conferida por provedor de assinatura.

Isso importa para quem vende a prazo: título executivo encurta o caminho da cobrança se o cliente não pagar. No papel, o mesmo artigo exige o documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas.

Qual assinatura usar em cada documento?

Use o nível de assinatura proporcional ao risco do documento. Uma referência prática:

• Aceite de proposta e pedidos simples: assinatura simples costuma bastar, desde que fique registrado quem aceitou, quando e o quê.
• Contrato de prestação de serviço e venda parcelada: assinatura avançada, por plataforma que identifique o signatário e registre o documento de forma que qualquer alteração seja detectável.
• Documentos com órgãos públicos: siga o nível exigido por cada órgão. A Lei 14.063 torna obrigatória a assinatura qualificada, por exemplo, nos atos de transferência e de registro de bens imóveis.

Para pessoas físicas, existe ainda a assinatura feita pela conta gov.br. Segundo a página do serviço no gov.br, ela pode ser usada por qualquer cidadão com conta prata ou ouro, e o serviço é gratuito para o cidadão.

Assinatura escaneada ou foto da assinatura vale?

É o caminho mais frágil. A imagem da sua assinatura colada num PDF não mostra quem colou, quando, nem garante que o texto não foi alterado depois. Se um dia houver discussão, você terá pouco para provar além da própria imagem.

Compare com o que a Lei 14.063 descreve como assinatura avançada: ligada ao signatário de maneira única e de forma que qualquer modificação posterior seja detectável. Uma plataforma de assinatura gera esse registro sozinha, sem trabalho extra para você ou para o cliente. O mesmo vale para o "de acordo" solto no WhatsApp: ajuda a mostrar a intenção, mas não substitui o contrato assinado.

Como deixar a assinatura eletrônica mais segura no seu contrato

Como a MP 2.200-2 valoriza o meio "admitido pelas partes como válido", vale deixar isso escrito e guardar provas do processo:

1. Inclua uma cláusula em que as partes reconhecem a assinatura eletrônica como válida para aquele contrato.
2. Use uma plataforma que registre data, hora, e-mail, telefone e o caminho de cada assinatura.
3. Confirme a identidade de quem assina, principalmente se não for o dono da empresa contratante.
4. Mande a cópia final assinada para todas as partes e guarde o arquivo com o registro da assinatura.
5. Não altere o documento depois de assinado: qualquer mudança vira aditivo, assinado de novo.

A plataforma de assinatura vai tratar dados pessoais, como CPF, e-mail e telefone. Vale o mesmo cuidado que você tem com os contatos de clientes, descrito em LGPD no WhatsApp da empresa. E se o problema é a proposta parada antes do contrato, veja o follow-up de orçamento sem ser chato.

Um último cuidado: quem assina precisa ter poderes para assinar. Se o contrato é com uma empresa, confirme se a pessoa é sócia, administradora ou tem procuração. Assinatura eletrônica perfeita de quem não podia assinar não resolve o problema.

Próximo passo

Revise o seu modelo de contrato, acrescente a cláusula de aceite do meio eletrônico e defina qual nível de assinatura você usa em cada tipo de documento. Assim, o cliente que disse sim assina no mesmo dia. Outros conteúdos sobre fechamento estão no guia de conversão. Se quiser um olhar de fora sobre onde a sua venda trava, a 1i faz uma sessão gratuita de 30 minutos de diagnóstico.