Como fazer controle de estoque: da planilha ao sistema

O vendedor promete a entrega, vai ao depósito e a caixa não está lá. Ou está, mas ninguém sabia, e a empresa comprou de novo. Se a resposta para "quanto temos disso?" é "pergunta para o fulano", o seu estoque depende da memória de uma pessoa.

Saber como fazer controle de estoque é tirar essa informação da cabeça de alguém e colocar num registro que qualquer pessoa da equipe consulta. A seguir, o passo a passo para distribuidoras, lojas e pequenas indústrias: cadastro com código, entradas e saídas, estoque mínimo e ponto de pedido, contagem cíclica, inventário, a planilha modelo e o que a regra do Simples Nacional diz sobre o registro do estoque.

O que é controle de estoque e por que a memória não basta?

Controle de estoque é o registro de tudo o que entra e sai, para que o saldo anotado bata com o que está na prateleira. Ele responde três perguntas a qualquer hora: o que eu tenho, onde está e quando preciso comprar.

A memória falha justamente nos momentos que mais importam: quando a pessoa sai de férias, quando o volume cresce e quando duas pessoas mexem no mesmo item no mesmo dia. O resultado aparece de dois jeitos:

• Ruptura: falta o produto na hora em que o cliente quer comprar. Ele não espera; pede ao concorrente, e às vezes não volta.
• Dinheiro parado: compra repetida de algo que já estava no fundo do depósito, encalhado, vencendo ou ocupando espaço.

O Sebrae-SP lembra que o estoque representa dinheiro investido e que os produtos não podem faltar, mas também não devem ser comprados em excesso. E alerta que, quando um item começa a vender mais do que o esperado, a empresa perde vendas por não ter feito ajustes a tempo.

Os dois problemas custam caro, e nenhum aparece no extrato do mês com esse nome. Por isso o controle começa antes da planilha ou do sistema: começa pelo cadastro.

Passo 1: como cadastrar os produtos com código

Cada item precisa de um código único e de uma descrição padronizada antes de qualquer contagem. Sem isso, "parafuso 6mm", "paraf. 6" e "parafuso seis" viram três produtos diferentes, e nenhum saldo fecha.

• Código: use o código de barras do fabricante quando houver; quando não houver, crie um código interno curto e sem repetição.
• Descrição no mesmo padrão: tipo + medida + marca + variação (cor, sabor, voltagem).
• Unidade de medida: unidade, caixa, quilo ou metro. Se você compra em caixa e vende em unidade, anote quantas unidades vêm na caixa.
• Localização: rua, prateleira e nível. Uma etiqueta com o código na prateleira evita a busca às cegas.
• Fornecedor principal e prazo de entrega: você vai precisar deles no passo 3.

Passo 2: como registrar entradas e saídas sem furo

O Sebrae-SP recomenda como boa prática criar uma tabela para registrar a entrada e a saída de cada item. A regra é simples: nada entra ou sai sem registro e sem um documento de origem. O saldo nunca é digitado à mão; ele é o resultado da soma das entradas menos as saídas.

Entradas típicas: nota fiscal do fornecedor, devolução de cliente e, na indústria, produto acabado que saiu da produção. Saídas típicas: venda, envio de matéria-prima para a produção, troca, uso interno, perda e avaria.

• Registre na hora, não no fim do dia. O que fica para depois vira "eu lembro".
• Defina um responsável por turno para o depósito.
• Perda e avaria também são saída, sempre com o motivo anotado.
• Pedido que chega pelo WhatsApp só baixa o estoque quando vira pedido confirmado. Se essa parte ainda é bagunçada, veja como organizar pedidos do WhatsApp sem depender da memória.

Passo 3: como calcular estoque mínimo e ponto de pedido

Estoque mínimo, também chamado de estoque de segurança, é a quantidade que você não quer ver zerada, para aguentar um atraso do fornecedor ou um pico de venda. O Sebrae-SP orienta manter um estoque de segurança para garantir a continuidade das vendas. Ponto de pedido é o saldo em que você precisa comprar de novo para que a mercadoria chegue antes de o estoque acabar.

Uma conta simples resolve: ponto de pedido = consumo médio por dia × prazo de entrega do fornecedor, em dias + estoque mínimo.

Exemplo hipotético: uma distribuidora vende, em média, 10 caixas por dia de um item. O fornecedor leva 5 dias para entregar e ela decidiu manter 20 caixas de segurança. O ponto de pedido é 10 × 5 + 20 = 70 caixas. Quando o saldo chegar a 70, sai o pedido de compra.

Para achar o consumo médio, use as saídas registradas no passo 2 de um período recente. Comece com um estoque mínimo conservador e ajuste: se faltou, aumente; se sobrou mês após mês, reduza. Revise os números quando mudar o prazo do fornecedor ou quando chegar uma data forte de vendas.

Passo 4: como fazer contagem cíclica sem parar a empresa

Contagem cíclica é contar uma parte dos itens toda semana, em rodízio, em vez de contar tudo de uma vez. Assim os erros aparecem cedo e a operação não para.

Para escolher o que contar mais vezes, use a curva ABC: ordene os itens pelo valor que cada um movimenta. Os da classe A são os poucos que pesam mais no faturamento e merecem contagem frequente; os da classe C podem esperar mais.

1. Separe a lista de itens da semana.
2. Conte sem olhar o saldo anotado (a chamada contagem cega), para não "enxergar" o número esperado.
3. Compare com o saldo. Deu diferença? Reconte antes de ajustar.
4. Faça o ajuste como uma movimentação, com o motivo.
5. Anote a causa quando ela se repetir: baixa esquecida, unidade trocada, avaria não registrada ou sumiço.

Passo 5: como fazer o inventário geral

Inventário é a contagem completa de todo o estoque, em uma data definida, com a movimentação parada ou controlada. Ele fecha o ano e mostra se a contagem cíclica está funcionando.

• Marque a data com antecedência e avise clientes e fornecedores sobre entregas.
• Organize o depósito antes: item no lugar certo, avariado separado.
• Trabalhe em duplas: uma pessoa conta e a outra anota.
• Reconte só as divergências e registre os ajustes com motivo.
• Entregue a lista final, com quantidade e custo de cada item, ao seu contador.

Quais colunas a planilha de controle de estoque precisa ter?

Uma planilha funcional tem três abas: cadastro, movimentações e saldo. Monte assim e você já tem um controle de estoque utilizável hoje.

Na aba Saldo, a função SOMASES soma as entradas e as saídas de cada código na aba Movimentações. A coluna situação compara o saldo com o ponto de pedido e avisa quando é hora de comprar. Proteja essas fórmulas para ninguém digitar por cima.

Quando trocar a planilha por um sistema de estoque?

A planilha serve enquanto uma pessoa cuida dela e o volume é pequeno. Responda sim ou não:

• Mais de uma pessoa edita a planilha e já houve versão perdida ou sobrescrita?
• Toda contagem dá diferença e ninguém sabe explicar de onde veio?
• Você vende em mais de um canal (balcão, WhatsApp, loja virtual, marketplace) e já vendeu o que não tinha?
• Precisa controlar lote e validade, ou número de série?
• Tem estoque em mais de um depósito, loja ou veículo?
• A equipe digita de novo, na planilha, os dados das notas fiscais de compra?
• Na indústria, precisa baixar a matéria-prima pela ficha técnica de cada produto?

Se você respondeu sim a várias, a planilha já está custando mais do que economiza. O próximo passo é decidir entre um sistema pronto ou sob medida e planejar a mudança com cuidado: o guia de como migrar dados da planilha para um sistema mostra como levar o cadastro e os saldos sem perder nada. Com o processo arrumado, um sistema pode baixar o estoque direto do pedido e avisar o comprador no ponto de pedido; antes disso, ele só automatiza a bagunça.

O que a lei exige sobre o registro do inventário?

Se a empresa é microempresa ou empresa de pequeno porte do Simples Nacional e contribui com ICMS, ela precisa manter o Livro Registro de Inventário com os estoques do fim de cada ano. A regra está no artigo 63 da Resolução CGSN nº 140, de 22 de maio de 2018, do Comitê Gestor do Simples Nacional.

O texto diz que deverão constar no livro "os estoques existentes no término de cada ano-calendário, caso seja contribuinte do ICMS". O mesmo artigo pede, também para quem contribui com ICMS, o Livro Registro de Entradas, onde ficam os documentos fiscais das mercadorias que entram.

• A obrigação do inventário, nesse artigo, está ligada ao ICMS. Prestadora de serviço que recolhe só ISS segue outras regras do mesmo artigo.
• O estado que adota sistema eletrônico de documentos fiscais pode exigi-lo das empresas do Simples, nos prazos e formas da legislação dele. Por isso a forma de entrega pode variar de estado para estado.
• Empresas fora do Simples seguem regras diferentes. Confirme o que vale para o seu caso com o seu contador.

Por onde começar esta semana

1. Escolha os itens que mais vendem e cadastre só eles, com código e localização.
2. Crie as três abas da planilha descritas acima.
3. Conte esses itens e lance o saldo inicial como uma entrada.
4. A partir de amanhã, registre toda entrada e saída na hora.
5. Calcule o ponto de pedido de cada item e marque na planilha.
6. Na semana seguinte, faça a primeira contagem cíclica e veja onde o saldo não bateu.

Se o estoque trava junto com o pedido, o atendimento e a compra, vale olhar o processo inteiro antes de escolher ferramenta. A 1i faz uma sessão gratuita de 30 minutos para achar onde a sua empresa trava. Mais conteúdos sobre o tema estão no guia de gestão e tecnologia.