Como calcular ponto de equilíbrio: fórmula, exemplo e planilha

"Estou vendendo bem, mas o dinheiro não sobra." Se essa frase já passou pela sua cabeça no fim do mês, a primeira conta a fazer é saber como calcular ponto de equilíbrio da sua empresa. Ele diz quanto você precisa faturar só para empatar. Sem esse número, você não sabe se o mês bom deu lucro ou só pagou as contas.

A seguir, a fórmula, um exemplo hipotético completo, a planilha em 5 colunas e as 4 alavancas para quando o faturamento não chega lá.

O que é ponto de equilíbrio?

Ponto de equilíbrio é o faturamento mínimo que paga todos os custos da empresa, sem lucro e sem prejuízo. O Sebrae Paraná define como uma metodologia que indica o volume de faturamento que deve ser atingido para cobrir todos os custos operacionais.

É o estágio em que a operação não gera nem lucro, nem prejuízo. Abaixo dele, cada mês é prejuízo, mesmo com agenda cheia. Acima dele, cada venda a mais começa a virar lucro. Por isso ele serve como meta mínima de vendas e como base para decidir preço, corte de custo e contratação.

Custo fixo, custo variável e margem de contribuição: qual a diferença?

Custo fixo é o que você paga mesmo sem vender nada; custo variável é o que só existe quando a venda acontece. A margem de contribuição é o que sobra de cada venda depois de tirar o custo variável.

• Custo fixo: segundo o Sebrae, permanece constante, independentemente do volume de vendas ou produção. Exemplos citados: aluguel, salários administrativos, seguros e depreciação de equipamentos.
• Custo variável: varia diretamente com o volume de vendas ou produção, como matéria-prima, comissões de vendas e embalagem.
• Margem de contribuição: é a diferença entre o preço de venda e o custo variável por unidade. Ela mostra quanto cada unidade vendida contribui para a cobertura dos custos fixos e, depois, para o lucro.

Em empresa de serviço, a mesma lógica vale para as despesas. A Comunidade Sebrae cita como despesas fixas salários e benefícios, aluguel, luz, água, internet e softwares, e como variáveis as comissões e os impostos.

O erro mais comum do dono é olhar só o preço. Um serviço de valor alto pode deixar pouca margem se quase tudo for material e deslocamento.

Qual é a fórmula do ponto de equilíbrio?

Em quantidade, o ponto de equilíbrio é o custo fixo dividido pela margem de contribuição por unidade. É a fórmula que o Sebrae Paraná apresenta:

Ponto de equilíbrio (unidades) = custos fixos ÷ margem de contribuição por unidade

Para chegar ao valor em reais, basta multiplicar o resultado pelo preço. Outra forma, usada num artigo da Comunidade Sebrae do Paraná, é dividir as despesas fixas pela margem de contribuição em percentual (margem de contribuição ÷ preço).

Ponto de equilíbrio (faturamento) = custos fixos ÷ (margem de contribuição ÷ preço)

Se você quer um lucro mínimo, ele entra junto com os custos fixos: o Sebrae soma custos e despesas fixas + lucro mínimo antes de dividir pela margem de contribuição.

Exemplo passo a passo: prestadora de serviço com 10 pessoas

Imagine uma empresa hipotética de manutenção predial com 10 pessoas. Os números abaixo são ilustrativos, só para mostrar a conta.

Passo 1: some os custos fixos do mês

• Folha da equipe com encargos e pró-labore dos sócios: R$ 77.000
• Aluguel do galpão: R$ 6.000
• Veículos e seguro: R$ 4.000
• Contador, sistemas e telefone: R$ 3.000

Total de custos fixos: R$ 90.000. Coloque o pró-labore aqui. Se ele ficar de fora, o ponto de equilíbrio sai baixo demais e o dono trabalha de graça sem perceber.

Passo 2: calcule o custo variável de um serviço médio

O serviço médio é vendido por R$ 2.500. Nele entram material (R$ 600), imposto sobre a nota (no exemplo, 10%, ou R$ 250; confira a alíquota real com o seu contador), comissão de 5% (R$ 125) e deslocamento (R$ 125). Custo variável: R$ 1.100.

Passo 3: encontre a margem de contribuição

R$ 2.500 − R$ 1.100 = R$ 1.400 por serviço. Em percentual, 1.400 ÷ 2.500 = 56%.

Passo 4: calcule o ponto de equilíbrio em quantidade e em faturamento

• Quantidade: R$ 90.000 ÷ R$ 1.400 = 64,3. Arredonde para cima: 65 serviços por mês.
• Faturamento: R$ 90.000 ÷ 0,56 = cerca de R$ 160,7 mil por mês.
• Com lucro mínimo de R$ 20.000: (R$ 90.000 + R$ 20.000) ÷ R$ 1.400 = 78,6, ou seja, 79 serviços.

Agora o "vendo bem, mas não sobra" fica claro. Se essa empresa fecha 70 serviços e fatura R$ 175 mil, parece um ótimo mês. Mas o resultado é 70 × R$ 1.400 − R$ 90.000 = R$ 8.000. Bastam seis serviços a menos para o mês fechar no vermelho.

Como calcular o ponto de equilíbrio por produto ou serviço?

Calcule a margem de contribuição de cada item separadamente e depois o resultado do mix do mês. A média esconde quem paga a conta e quem só ocupa a equipe.

Suponha que a mesma empresa venda três serviços:

Repare: a obra tem o maior valor em reais, mas a menor margem em percentual, e costuma prender a equipe por mais dias. O contrato preventivo tem a melhor margem e ainda se repete todo mês.

Com o mix, a conta fica assim: um mês com 40 corretivas, 20 contratos e 10 obras fatura R$ 158 mil e gera R$ 84 mil de margem. Faltam R$ 6 mil para os custos fixos. Outro mês com 25 corretivas, 35 contratos e 8 obras fatura R$ 165,5 mil, gera R$ 92,7 mil de margem e sobra R$ 2,7 mil. O faturamento muda pouco; o que muda o resultado é o mix.

Como montar a planilha do ponto de equilíbrio em 5 colunas

Uma planilha simples resolve: uma linha por produto ou serviço e 5 colunas.

1. A. Produto ou serviço
2. B. Preço de venda
3. C. Custo variável por unidade (material, imposto sobre a venda, comissão, frete ou deslocamento, taxa de cartão)
4. D. Margem de contribuição = B − C
5. E. Quantidade vendida no mês

Embaixo da tabela, crie quatro células:

• Margem total = soma de D × E de cada linha (no Excel ou no Planilhas Google: =SOMARPRODUTO(D2:D10;E2:E10))
• Faturamento total = soma de B × E (=SOMARPRODUTO(B2:B10;E2:E10))
• Custos fixos do mês, digitados à mão a partir do seu fluxo de caixa
• Ponto de equilíbrio em faturamento = custos fixos ÷ (margem total ÷ faturamento total)

Atualize uma vez por mês, junto com o fechamento. Se o ponto de equilíbrio sobe sem você ter contratado ninguém, algum custo variável ou o mix piorou.

O que fazer quando o faturamento não chega ao ponto de equilíbrio?

Há quatro alavancas: preço, mix, custo fixo e conversão de orçamentos. As três primeiras baixam o ponto de equilíbrio; a quarta faz você chegar nele mais rápido sem gastar mais para atrair cliente.

1. Preço

No exemplo, subir o serviço médio de R$ 2.500 para R$ 2.625 (5%) leva a margem para cerca de R$ 1.506, já descontados o imposto e a comissão maiores. O ponto de equilíbrio cai de 65 para 60 serviços. Antes de mexer, confira quais clientes sentem o reajuste e comece pelos serviços em que você é mais difícil de substituir.

2. Mix

Empurre o que tem mais margem por hora da equipe. Na tabela acima, trocar corretivas e obras por contratos preventivos virou o mês de prejuízo para lucro com faturamento parecido. Comissão por margem, e não por faturamento, ajuda o vendedor a ir na mesma direção.

3. Custo fixo

Cortar R$ 5.000 por mês leva o ponto de equilíbrio de 65 para 61 serviços (R$ 85.000 ÷ R$ 1.400 = 60,7). Revise assinaturas, contratos de veículo, espaço sem uso e horas paradas da equipe. Cuidado para não cortar justamente quem atende e vende.

4. Conversão de orçamentos

Esta alavanca não muda a fórmula, mas muda a distância até o ponto de equilíbrio. Se a empresa precisa de 65 serviços e fecha 3 de cada 10 orçamentos, precisa de cerca de 217 orçamentos no mês. Fechando 4 de cada 10, precisa de 163, com a mesma equipe e o mesmo anúncio. Orçamento que esfria por falta de retorno é venda que você já pagou para conseguir. Veja como calcular a taxa de conversão de vendas e achar onde ela cai.

Ponto de equilíbrio contábil, econômico e financeiro: qual usar?

Para a rotina do dono, comece pelo contábil e acompanhe o financeiro. O Sebrae descreve três tipos:

• Contábil: o volume que cobre custos fixos e variáveis, sem considerar o lucro.
• Econômico: inclui o custo de oportunidade do capital investido, ou seja, a remuneração esperada por quem colocou dinheiro no negócio.
• Financeiro: foca na geração de caixa, com receitas e despesas efetivamente realizadas.

O financeiro explica por que uma empresa pode estar acima do ponto contábil e mesmo assim sem dinheiro: a venda foi feita, mas o recebimento ainda não entrou.

Próximo passo: faça a conta ainda hoje

Separe 30 minutos, abra o extrato dos últimos três meses e responda: quanto é meu custo fixo médio, qual a margem de contribuição de cada serviço e quantas vendas faltaram para empatar. Depois coloque o ponto de equilíbrio entre os indicadores que você olha toda semana. Mais conteúdos de gestão estão no guia de gestão e tecnologia.

Se a conta mostrar que o problema está em orçamento que não fecha ou cliente que não volta, a 1i faz uma sessão gratuita de 30 minutos para achar onde a sua empresa trava.