Como montar funil de vendas na planilha: etapas e colunas

Imagine a cena: o cliente pediu orçamento na terça. Quem atendeu foi uma vendedora, pelo WhatsApp dela. Na sexta, ela faltou, o cliente mandou "e aí, conseguiu ver?" e ninguém respondeu. Na segunda ele já tinha fechado com outro. Ninguém percebeu, porque a negociação existia só na memória de uma pessoa. Saber como montar funil de vendas na planilha resolve boa parte disso sem comprar nada: você define as etapas, padroniza as colunas e cria uma rotina curta para olhar o que está parado.

O que é funil de vendas e o que ele tem a ver com CRM?

Funil de vendas é a lista das etapas que um contato percorre até virar cliente, com cada negociação marcada na etapa em que está. CRM é a ferramenta, ou o jeito de trabalhar, que guarda esse funil junto com o histórico de cada cliente.

O Sebrae de Santa Catarina define o funil como "um modelo estratégico que representa a jornada do cliente desde o primeiro contato com a empresa até a compra". Já o CRM, segundo o mesmo Sebrae, "permite o registro e organização de todos os contatos que um consumidor tem com a empresa". Na prática, o funil é o esqueleto. A planilha ou o CRM é onde ele mora.

Por que começar pela planilha? Porque o difícil não é a ferramenta, é combinar com a equipe quais são as etapas e o que se anota em cada uma. Isso você testa de graça, numa planilha compartilhada, antes de pensar em sistema.

Teste rápido: seu funil existe ou está na cabeça de alguém?

Responda sim ou não, pensando nos últimos 30 dias.

1. Algum orçamento ficou sem retorno porque a pessoa que atendeu não estava?
2. Você precisa abrir o celular de alguém para saber em que pé está uma negociação?
3. Você não consegue dizer, em 5 minutos, quantas negociações estão abertas hoje?
4. Cada vendedor chama as etapas por um nome diferente ("mandei preço", "tá vendo", "quase fechado")?
5. Você não sabe em que etapa perde mais clientes?

Dois ou mais "sim" mostram que o funil ainda não existe no papel. Os passos abaixo montam um em uma tarde.

Passo 1: como definir as etapas do funil?

Use de 5 a 7 etapas, com nomes iguais para todo mundo e um critério claro de entrada em cada uma. Etapa sem critério vira opinião, e cada vendedor passa a marcar do seu jeito.

Um modelo para empresa que vende por orçamento, pelo WhatsApp:

Adapte os nomes ao seu negócio. Uma clínica pode ter "avaliação marcada"; uma indústria, "amostra enviada". O que não pode é cada pessoa inventar a sua etapa.

Passo 2: quais colunas cada negociação precisa ter?

Quatro colunas são obrigatórias: origem, etapa, próximo passo e data do próximo passo. Sem elas, a planilha vira só uma lista de nomes.

1. Origem: de onde o contato veio (anúncio, indicação, Google, site, visita da equipe). É o que mostra onde vale investir. Se você ainda não mede isso, veja como saber de onde vêm os clientes que chamam no WhatsApp.
2. Etapa: uma das etapas da tabela acima. Use lista suspensa na planilha para ninguém digitar diferente.
3. Próximo passo: a ação concreta combinada, como "ligar para confirmar medidas" ou "mandar proposta revisada".
4. Data do próximo passo: o dia em que isso vai acontecer. É esta coluna que impede o orçamento de esfriar em silêncio.

Completam a planilha: data de entrada, cliente, contato, responsável, valor estimado e motivo da perda. Uma linha por negociação, não por cliente: o mesmo cliente pode ter três orçamentos abertos ao longo do ano.

Dica de formatação: pinte de amarelo, com formatação condicional, as linhas em que a data do próximo passo já passou e a etapa não é "ganho" nem "perdido". Essas são as negociações esfriando agora.

Passo 3: qual rotina mantém o funil vivo?

Duas rotinas bastam: preencher na hora e revisar com hora marcada. Planilha que só se atualiza no fim do mês serve de arquivo, não de funil.

A Agência Sebrae de Notícias do Ceará lembra que, com muitos clientes, "memorizar todas as suas especificidades se torna uma tarefa quase impossível", e recomenda "alimentar os dados após cada interação". Traduzindo para a rotina:

• A cada conversa: o vendedor atualiza etapa, próximo passo e data antes de passar para o próximo cliente.
• Todo dia, 10 minutos: cada um filtra as linhas amarelas e resolve ou reagenda. Para o que escrever na retomada, use o roteiro de cliente pediu orçamento e sumiu: quando retomar e o que escrever.
• Toda semana, 30 minutos: o dono conta quantas negociações há em cada etapa e quantas viraram ganho ou perdido. O Sebrae de Santa Catarina aponta que o funil permite medir quantos contatos entram e quantos chegam à conversão, e ver "em que estágio da jornada os clientes abandonam o processo".

Depois de algumas semanas, o padrão aparece. Se muita negociação para em "orçamento enviado", o problema está no acompanhamento. Se para em "novo contato", está na primeira resposta.

Quais cuidados da LGPD valem para a planilha do funil?

Os mesmos de qualquer sistema. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018) chama de "tratamento" toda operação com dados pessoais, incluindo armazenar, acessar e eliminar, e define dado pessoal como informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. O nome e o celular do comprador estão nessa conta, mesmo na venda entre empresas.

• Base legal: o artigo 7º permite o tratamento quando necessário para procedimentos preliminares relacionados a contrato, a pedido do titular. É o caso de quem pediu orçamento.
• Só o necessário: o princípio da necessidade, no artigo 6º, limita o tratamento ao mínimo necessário para a finalidade. Não crie coluna de CPF para quem só pediu preço.
• Finalidade: o dado deve ser usado para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular. Contato de orçamento não vira lista de disparo automaticamente.
• Segurança: a lei pede medidas técnicas e administrativas contra acessos não autorizados. Compartilhe a planilha só com quem precisa, por usuário, e nunca por link aberto.
• Direitos do cliente: o artigo 18 garante acesso, correção e eliminação de dados desnecessários ou excessivos, entre outros. Com tudo numa planilha só, atender o pedido é simples.

Este resumo não substitui orientação jurídica, principalmente se você guarda dados de saúde, como em clínicas.

Quando a planilha deixa de dar conta: sistema e IA

Quando a equipe já preenche o funil com disciplina, mas o volume, o número de vendedores ou o controle de acesso começam a pesar, é hora de levar o mesmo funil para um sistema. Os sinais estão em quando trocar a planilha por um CRM.

Um CRM avisa a data do próximo passo sem ninguém filtrar e guarda o histórico da conversa junto da negociação. A IA pode ajudar em tarefas pontuais, como resumir a conversa do WhatsApp ou sugerir a etapa, mas só funciona sobre etapas e colunas bem definidas. Se a planilha não é preenchida, nenhuma ferramenta corrige isso sozinha. Mais conteúdos no guia de gestão e tecnologia.

Próximo passo: monte o seu ainda hoje

Crie a planilha com as colunas do passo 2, cole as etapas da tabela e peça a cada vendedor para lançar as negociações abertas até amanhã. Na segunda-feira, filtre as linhas amarelas e conte quantas são. Esse número mostra quanto orçamento está esfriando sem ninguém ver.

Se quiser ajuda para achar em que ponto a sua empresa perde negociações, da origem do cliente ao acompanhamento do orçamento, a 1i faz uma sessão gratuita de diagnóstico de 30 minutos, online.