Pedido mínimo para distribuidora: como definir sem perder cliente

O cliente pequeno liga, pede três caixas, e lá vai o separador parar o que estava fazendo, a nota sai, o boleto sai, e o caminhão faz um desvio para entregar. No fim do mês, o faturamento parece bom e a margem some. Definir o pedido mínimo para distribuidora resolve isso, desde que o valor saia de uma conta, e não de um chute, e que o cliente pequeno tenha um caminho para continuar comprando.

O que é pedido mínimo e por que o pedido pequeno come a margem?

Pedido mínimo é o menor valor (ou a menor quantidade) que a distribuidora aceita faturar e entregar nas condições normais de preço e frete. Ele existe porque parte do custo de atender um pedido é quase a mesma, seja o pedido grande ou pequeno.

Separar, conferir, emitir nota, gerar cobrança e parar o caminhão na porta do cliente custam praticamente o mesmo para três caixas ou para trinta. O Sebrae de Santa Catarina lembra que despesas variáveis estão ligadas à comercialização, "como o frete sobre produtos, as taxas e as tarifas de cartões de crédito". No pedido pequeno, essas despesas pesam muito mais sobre o pouco que ele traz de margem.

Como calcular o pedido mínimo para distribuidora, passo a passo

A conta tem quatro passos: descobrir quanto custa atender um pedido, descobrir quanto de margem cada real vendido deixa, dividir um pelo outro e ajustar ao seu mercado. Use os números do seu último trimestre, não os de memória.

Passo 1: custo de separar e conferir

Meça quanto tempo a equipe leva para separar e conferir um pedido típico. Multiplique pelo custo da hora de quem separa (salário, encargos e benefícios divididos pelas horas trabalhadas no mês). Some embalagem, filme, etiqueta e o que mais sair do estoque para despachar.

Passo 2: custo de faturar e cobrar

Conte o tempo de quem lança o pedido, emite a nota e gera a cobrança. Some tarifas que se pagam por pedido, como a de emissão de boleto e a da maquininha. Se o vendedor recebe comissão, ela entra aqui ou na margem, nunca nas duas.

Passo 3: custo de entregar

Se a entrega é própria, pegue o custo da rota no dia (motorista, ajudante, combustível, manutenção e pedágio) e divida pelo número de paradas. Se é por transportadora, use o valor cobrado por entrega naquela região. Faça a conta por região.

Passo 4: divida pela margem de contribuição

Margem de contribuição é o que sobra de cada venda depois de pagar a mercadoria, os impostos sobre a venda e as comissões. Em percentual, ela diz quantos centavos ficam de cada real vendido. A conta fica assim:

Pedido de equilíbrio = (custo de separar + custo de faturar + custo de entregar) ÷ margem de contribuição em %

Abaixo desse valor, o pedido não paga nem o próprio atendimento. O pedido mínimo costuma ficar acima do equilíbrio, para sobrar algo que ajude a pagar aluguel, sistema e administração.

Ilustração hipotética

Imagine uma distribuidora de produtos de limpeza que atende mercadinhos e restaurantes de uma cidade média. O dono separa um mês de pedidos em faixas de valor e descobre que uma fatia grande das entregas fica abaixo do pedido de equilíbrio, quase toda em bairros afastados da rota principal. Em vez de cortar esses clientes, ele cria uma regra por região: no centro, onde a rota passa todo dia, o mínimo é menor; nos bairros afastados, o pedido pequeno vai no dia fixo da rota ou paga taxa de entrega.

A decisão saiu da tabela de pedidos por faixa e por região, que qualquer distribuidora consegue montar com o relatório do sistema ou com a planilha de pedidos. Se hoje os pedidos chegam soltos pelo WhatsApp, vale ver antes como organizar pedidos do WhatsApp sem depender da memória, porque sem esse histórico a conta fica no chute.

Antes de cortar: o cliente pequeno vale a pena?

Nem todo pedido pequeno vem de cliente pequeno. Antes de aplicar a regra, olhe o histórico de cada comprador e separe três grupos.

• Cliente grande que fez um pedido de reposição: o pedido avulso é pequeno, mas o mês é bom. Aqui a regra pode ser mensal, e não por pedido.
• Cliente pequeno que está crescendo: um mercadinho que abriu há pouco pode virar um bom cliente. Vale um caminho mais barato para atendê-lo, como a rota fixa.
• Cliente que só compra o que falta: usa a distribuidora como estoque de emergência e compra o grosso no concorrente. Para ele, a taxa de entrega é justa.

Se a sua dúvida é por que alguns clientes compram uma vez e não voltam, o teste em 5 perguntas sobre recompra ajuda a separar esses casos.

Quais são as alternativas ao "não atendemos"?

A melhor alternativa é deixar o cliente escolher: ele completa o pedido, espera o dia da rota ou paga pela entrega fora de hora. Recusar seco manda o cliente para o concorrente, junto com os pedidos maiores que ele faria no futuro.

1. Frete por faixa. Acima do mínimo, entrega sem taxa. Abaixo, taxa fixa que cubra o custo de entregar. Uma ou duas faixas bastam; tabela com dez faixas ninguém lê.
2. Rota fixa por região. Cada bairro ou cidade tem um dia de entrega. Pedido pequeno vai sem taxa no dia da rota; quem precisa antes paga a entrega avulsa. O Sebrae aponta, no guia de distribuidora de bebidas, que "softwares de roteirização e a gestão eficaz de frotas contribuem diretamente para a redução de custos".
3. Juntar com o próximo pedido. O vendedor oferece: "Quer que eu deixe separado e mando junto com o pedido da semana que vem?". O cliente não perde o item e o caminhão não faz viagem extra.
4. Retirada no balcão. Sem entrega, sobra só o custo de separar e faturar.
5. Mínimo por mês, não por pedido. Para o cliente fiel, vale olhar o total do mês. Isso premia quem concentra as compras em você.

Como comunicar o pedido mínimo na tabela de preços e no WhatsApp?

A regra precisa aparecer antes do pedido, no mesmo lugar onde o cliente vê o preço. Cliente que descobre o mínimo depois de montar o carrinho se sente enganado.

Na tabela de preços e no catálogo

• Coloque a regra no topo, não no rodapé: valor mínimo, taxa abaixo dele, dias de rota por região e opção de retirada.
• Escreva a data de início da regra e mantenha a versão antiga arquivada.
• Use as mesmas palavras na tabela, no catálogo e na fala do vendedor.

Modelos de mensagem para o WhatsApp

Aviso da regra nova, para a base de clientes:

Olá, [nome]! A partir de [data], os pedidos de [região] passam a ter entrega sem taxa a partir de [valor mínimo]. Abaixo disso, você pode retirar aqui, esperar a rota de [dia da semana] ou pagar uma taxa de entrega de [valor]. Qualquer dúvida, é só me chamar.

Quando o pedido vem abaixo do mínimo:

[Nome], seu pedido ficou em [valor]. Para entregar sem taxa, o mínimo é [valor mínimo]. Posso: 1) mandar na rota de [dia], sem taxa; 2) entregar amanhã com taxa de [valor]; ou 3) incluir [itens que ele costuma comprar] para completar. Qual prefere?

Salve essas mensagens como atalhos para a equipe não reescrever toda vez. O passo a passo está no artigo sobre respostas rápidas no WhatsApp Business.

O que o CDC exige quando o comprador é consumidor final?

Quando quem compra é consumidor final, vale o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078, de 11 de setembro de 1990): a regra tem de ser informada com clareza antes da compra, e limitar quantidade sem justa causa é prática abusiva. Na venda para quem revende, a relação normalmente é entre empresas.

O artigo 2º da lei define que consumidor é "toda pessoa física ou jurídica que adquire ou utiliza produto ou serviço como destinatário final". O mercadinho que compra para revender não é destinatário final; a pessoa que compra um fardo para casa, ou a empresa que compra material de limpeza para uso próprio, pode ser.

Para esses compradores, três pontos da lei pesam na regra de pedido mínimo:

• Informação clara: o artigo 6º, inciso III, garante "a informação adequada e clara sobre os diferentes produtos e serviços", incluindo o preço. O artigo 31 exige que a oferta traga informações corretas, claras, precisas e ostensivas sobre preço e outros dados. Taxa de entrega e valor mínimo precisam estar visíveis antes do fechamento.
• O que foi anunciado vale: pelo artigo 30, a informação suficientemente precisa "obriga o fornecedor que a fizer veicular ou dela se utilizar e integra o contrato". Se a tabela diz "entrega sem taxa acima de tal valor", é isso que vale.
• Limite de quantidade: o artigo 39, inciso I, proíbe condicionar o fornecimento, "sem justa causa, a limites quantitativos". Se o custo logístico justifica o mínimo depende de cada caso; por isso, para o consumidor final, a saída mais segura é oferecer opção (retirada ou taxa de entrega informada) em vez de recusar a venda.

Se a sua distribuidora vende muito para consumidor final, leve a regra escrita para o advogado ou contador revisar antes de publicar.

Como implantar a regra em 4 semanas

Implante em etapas: medir, decidir, avisar e acompanhar. Mudar de uma vez, sem aviso, é o jeito mais rápido de perder o cliente pequeno que valia a pena.

1. Semana 1: levante os pedidos do último trimestre por faixa de valor e por região e faça a conta.
2. Semana 2: defina mínimo, taxa, dias de rota e exceções.
3. Semana 3: atualize tabela e catálogo, treine os vendedores e avise a base com data de início.
4. Depois: todo mês, veja quantos pedidos ficaram abaixo do mínimo e quais clientes pararam de comprar. Se um cliente bom sumir, ligue para ele.

Próximo passo

Hoje mesmo, puxe a lista de pedidos do último mês e marque quais ficaram abaixo do que você acha que é o seu mínimo. Para acompanhar esse e outros números da venda, veja o guia de conversão.

Se quiser olhar isso junto com alguém, a 1i faz uma sessão gratuita de 30 minutos para achar onde a empresa trava, do pedido que chega ao WhatsApp até a entrega.