DRE gerencial para pequena empresa: como montar e ler todo mês

Você abre o extrato, vê saldo no banco e mesmo assim não sabe responder a pergunta mais simples: a empresa deu lucro no mês passado? O dinheiro entrou, saiu, teve fornecedor pago adiantado, cliente pagando a prazo, imposto vencendo. O extrato mostra movimento, não resultado. A DRE gerencial para pequena empresa é a ferramenta que separa uma coisa da outra, e dá para montar numa planilha, todo mês, em poucas linhas.

Abaixo você encontra o que é a DRE, a diferença entre a versão gerencial e a contábil, a estrutura linha a linha, um exemplo hipotético e as 4 perguntas que ela responde.

O que é DRE?

DRE é a sigla de Demonstração do Resultado do Exercício: um relatório que parte do que a empresa vendeu, desconta impostos, custos e despesas e chega ao lucro ou ao prejuízo do período. Segundo o Sebrae, ela serve para "detalhar a formação do resultado líquido de um exercício pela confrontação das receitas, custos e despesas de uma empresa".

O ponto que mais confunde o dono é o regime de competência. Na DRE, a venda entra no mês em que foi feita, mesmo que o cliente pague daqui a 60 dias; e o custo entra no mês da venda a que ele corresponde, mesmo que o fornecedor tenha sido pago antes. A Lei nº 6.404/1976, no art. 187, § 1º, diz isso com todas as letras: entram as receitas ganhas no período, "independentemente da sua realização em moeda", e os custos e despesas "pagos ou incorridos" correspondentes a essas receitas.

É por isso que extrato e DRE quase nunca batem. O extrato conta dinheiro; a DRE conta resultado. Para acompanhar o dinheiro, a ferramenta é outra: o fluxo de caixa. Você precisa dos dois.

Qual a diferença entre DRE gerencial e DRE contábil?

A DRE contábil é feita pelo contador, segue as normas de contabilidade e serve para prestar contas (sócios, banco, fisco). A DRE gerencial é feita para você decidir: sai todo mês, com as categorias que fazem sentido para o seu negócio, e responde perguntas de gestão.

A contábil tem regra. A Lei nº 6.404/1976, art. 187, lista o que a demonstração deve discriminar: receita bruta, deduções e impostos; receita líquida, custo das mercadorias e serviços vendidos e lucro bruto; despesas com vendas, financeiras, gerais e administrativas; lucro ou prejuízo operacional; e o resultado antes do Imposto de Renda. Para empresas menores, o Conselho Federal de Contabilidade publicou a ITG 1000, de 15 de dezembro de 2022, que define como microentidade quem teve receita bruta no ano anterior igual ou inferior a R$ 4,8 milhões e traz um modelo de DRE para esse porte.

Na prática, a diferença fica assim:

• Frequência: a contábil costuma fechar por exercício; a gerencial deve sair todo mês, como recomenda o Sebrae, que fala em levantar a receita "normalmente o mês".
• Detalhe: a gerencial pode abrir a receita por produto, vendedor ou canal, e separar custo variável de despesa fixa. É isso que permite calcular margem de contribuição.
• Uso: a contábil vai para o balanço e para terceiros; a gerencial vai para a sua reunião de segunda-feira.

Uma não substitui a outra. Se os números da gerencial ficarem muito longe da contábil no fim do ano, é sinal de que alguma coisa está sendo lançada no lugar errado: vale sentar com o contador e conferir.

Como montar a DRE gerencial para pequena empresa: a estrutura linha a linha

A estrutura é uma escada: cada degrau tira um tipo de gasto da receita até sobrar o resultado. A tabela abaixo segue a lógica do modelo da ITG 1000 para microentidades, com uma adaptação gerencial: separar os custos que variam com a venda das despesas fixas.

Dois cuidados. Primeiro: compra de máquina, veículo ou reforma grande não entra inteira no mês; é investimento, e o contador vai tratar como ativo. Segundo: parcela de empréstimo não é despesa; só os juros entram na linha financeira. Misturar essas duas coisas é o jeito mais rápido de achar que teve prejuízo num mês bom, ou lucro num mês ruim.

Exemplo hipotético: como fica numa distribuidora

Imagine uma distribuidora de material de limpeza com 12 funcionários, que vende para condomínios e pequenos mercados, metade à vista e metade em 30 dias. No fim do mês, o dono olha a conta e vê menos dinheiro que no mês anterior, apesar de ter vendido mais.

Na DRE gerencial, ele lança como receita bruta tudo o que foi faturado no mês, inclusive os boletos que vencem no mês seguinte. Desconta os impostos da nota e uma devolução de mercadoria avariada. Em custos variáveis, entram o custo dos produtos que saíram do estoque, o frete das entregas e a comissão dos vendedores. Em despesas fixas, o aluguel do galpão, a folha do escritório, o sistema e o contador. Na linha financeira, a taxa que pagou para antecipar boletos.

O que a DRE mostra para ele: a operação deu resultado positivo, mas uma parte relevante foi consumida pela antecipação de recebíveis, e o dinheiro "sumido" está nos boletos a receber e no estoque que ele comprou a mais. Não é falta de lucro; é falta de capital de giro. A decisão muda completamente: em vez de cortar vendedor, ele precisa rever prazo de pagamento e compra de estoque.

Como fechar a DRE todo mês em 5 passos

Reserve um horário fixo nos primeiros dias do mês e siga sempre a mesma ordem. O que importa é a regularidade: uma DRE por ano não ajuda a decidir nada.

1. Puxe o faturamento do mês pelas notas emitidas ou pelo sistema de vendas, não pelo extrato.
2. Liste as deduções: impostos sobre a venda (peça ao contador o valor do mês), devoluções e descontos.
3. Some os custos variáveis das vendas daquele mês: mercadoria, frete, comissão e taxas de cartão ou de maquininha.
4. Some as despesas fixas com competência no mês, incluindo os encargos sobre a folha. O Sebrae lembra que o mais importante é não esquecer nenhum desembolso, que é comum considerar só os salários, e estima que, no Simples Nacional, os encargos ficam em torno de 35% da folha de salários, e passam de 55% no Lucro Presumido e no Lucro Real.
5. Compare com os meses anteriores e anote uma decisão. Segundo o Sebrae, ao comparar meses diferentes você consegue acompanhar a evolução da empresa e ver se ela está mais ou menos eficiente.

Se o fechamento depende de uma única pessoa caçar papel em gaveta e conversa de WhatsApp, o problema não é a DRE: é o registro. Vender em um lugar, comprar em outro e anotar em um terceiro faz o fechamento virar adivinhação.

Quais as 4 perguntas que a DRE responde?

Lida todo mês, a DRE gerencial responde quatro perguntas que o extrato não responde.

1. A empresa deu lucro? A última linha diz se a operação gerou ou consumiu resultado, independentemente de quanto dinheiro tem no banco hoje.
2. Quanto sobra de cada venda? A margem de contribuição mostra quanto de cada real vendido fica para pagar a estrutura. Com ela, você calcula o ponto de equilíbrio, o faturamento mínimo para não ter prejuízo.
3. Onde o dinheiro está indo? Ao ver o peso de cada linha sobre a receita, você descobre qual custo cresceu mais rápido que a venda. O Sebrae resume assim: a DRE mostra quais itens da estrutura de custos são mais significativos e merecem mais atenção.
4. Quais produtos ou clientes sustentam o negócio? Se você abrir a receita por linha de produto ou por canal, enxerga os carros-chefes e onde está vendendo muito e ganhando pouco.

Autodiagnóstico: sua empresa precisa de DRE gerencial agora?

Responda sim ou não:

• Você descobre se teve lucro só quando o contador manda o balanço do ano?
• Já vendeu mais num mês e ficou com menos dinheiro, sem saber explicar?
• Não sabe qual produto, serviço ou cliente dá mais margem?
• Despesa pessoal e despesa da empresa saem da mesma conta?
• Parcela de empréstimo e compra de equipamento entram como "despesa do mês" na sua planilha?

Dois ou mais "sim" indicam que você está decidindo preço, contratação e investimento olhando para o saldo do banco. Comece com a tabela acima numa planilha e acompanhe junto com seus indicadores de desempenho. Outros guias de gestão estão em Gestão e tecnologia.

Próximo passo

Feche a DRE do mês passado nesta semana, mesmo que imperfeita, e repita no próximo mês. Na segunda vez, você já vai saber o que estava faltando registrar. Quando a DRE estiver de pé, o passo seguinte é automatizar a coleta dos dados de venda, compra e despesa, para o fechamento deixar de depender da memória de alguém. Se quiser ajuda para achar onde a sua empresa trava, a 1i faz uma sessão gratuita de 30 minutos de diagnóstico.